Značilnosti dobrega poslovnega poročila

Ko pišete poslovno poročilo, se osredotočite na obravnavano temo. Informacije, vključene v dokument, morajo biti natančne, relevantne in informativne za bralce. To so pomembne značilnosti dobrih poročil. Pri branju poročila, da bi pridobili globlje razumevanje vprašanja, podjetniku ne bi bilo treba prebrati odstavkov vsebine polnila. Dobro poročilo govori bralcu v smislu, ki ga lahko razume.

Poročila potrebujejo jasno določen namen

Namen poročila mora biti bralcu jasen od začetka. Namen je treba navesti v naslovu poročila, če je to mogoče in vključiti v uvod. Ugotovite, ali je namen prepričati bralca, da nekaj naredi. Prav tako je treba jasno navesti, ali bodo pretekle informacije ali prihodnje napovedi predložene kot dokaz v podporo točkam poročila. To so razlikovalne lastnosti dobrih poročil.

Značilnosti poslovnega poročila

Poslovna poročila so v vseh oblikah in velikostih, pri obravnavanju značilnosti poslovnih poročil pa bi morali strukturirati poročilo na način, ki najbolje posreduje informacije. Ena od značilnosti, ki jo imajo skoraj vsa poročila, je povzetek. Povzetek poglavja o poslovnem poročilu je običajno ena stran, ki opisuje ključne točke v celotnem poročilu. Povzetek je v bistvu pregled, ki služi kot referenca za bralce s tem, da ponuja ključne rešitve. Pisanje povzetka se lahko zgodi pred poročilom ali po tem, ko je poročilo končano, vendar boste morda lažje napisali ta del, tako da lahko izvlečete ključne podrobnosti. Pisanje po zaključku poročila omogoča enostavno ustvarjanje povzetka v podobnem zaporedju.

Na podoben način se morate zavedati, da lahko poslovno poročilo traja od ene strani do velikega dokumenta, ki vsebuje več poglavij. Vsi bralci morda ne iščejo enakih informacij, zato je koristno vključiti kazalo vsebine za vse, razen najkrajših poročil. Ta stran vsebuje vse glavne dele poročila in številke strani, kjer je mogoče najti informacije. To omogoča bralcu, da obrne pravico do informacij, ki jih potrebuje, ne da bi moral preiskati celotno poročilo.

Lahko razumeti

Dobro poslovno poročilo mora biti lahko razumljivo, tako da lahko obdrži pozornost občinstva. Preden začnete pisati, razmislite o občinstvu. Če je sestavljen iz ljudi z veliko izkušnjami v industriji, je dobro uporabiti zapleteno terminologijo in zagotoviti podrobne informacije. Vendar, če občinstvo nima veliko izkušenj v industriji, mora biti poročilo napisano na preprost, enostaven način, ki zagotavlja definicije za vsako uporabljeno terminologijo.

Na primer, poročilo, napisano za delničarje, ki se osredotočajo na finančna sredstva in ne na tehnične posebnosti, bi moralo poskrbeti za to množico. Možno je tudi mešano poročilo, ki bo zadovoljilo vse, ki jih zanimajo podjetja. Nekatera poročila so dejansko napisana za zunanje občinstvo, da bi pritegnila pozornost na poslovanje, medtem ko so drugi strogo notranje informacije.

Natančna in nevtralna dejstva

Bistveno je, da so dejstva, navedena v poročilu, točna, saj se informacije uporabljajo za dokazovanje točk in sklepanje. Morebitna netočna dejstva bodo povzročila nepravilnosti in lahko povzročijo, da bo podjetje sprejelo nepremišljeno poslovno odločitev.

Jasna in jedrnata predstavitev

Vključitev vsebine polnila se odvrača od trenutne točke in zapravlja bralčev čas. Poročilo mora biti napisano na jedrnat način, z najmanjšo količino besed, da se jasno izrazi. To ne pomeni, da dolgo poročilo ne more biti učinkovito, ampak preprosto pomeni, da se je pomembno izogniti nepotrebnim informacijam.

 

Pustite Komentar