Politike podjetja pri uporabi kreditnih kartic

Čeprav so banke razvile privlačna računovodska orodja za uporabnike kreditnih kartic, se podjetja spopadajo z vprašanji skladnosti, ki so povezana z neustrezno uporabo poslovnih sredstev. V številnih državah so sodišča odločila, da izdajatelji kreditnih kartic nimajo skoraj nobene odgovornosti za zaščito poslovnih imetnikov pred nepooblaščenimi nakupi zaposlenih. Zato morajo podjetja izvajati stroge politike za preprečevanje goljufij.

Pomembnost

Močne politike podjetij glede uporabe kreditnih kartic v podjetju se lahko izognejo večjim konfliktom, zadrezi in celo pravnim težavam. Podjetja lahko pregledajo primere odmevnih preiskav vladnih goljufij, vključno s primerom pri FEMA, ki je odkril skoraj četrt milijona dolarjev v nepravilnih nakupih s kreditnimi karticami. Vendar pa pravila za podjetja, ki prejmejo povračilo za osebne stroške, ki jih zaračunavajo poslovnim kreditnim karticam, niso vedno jasna.

Opozorilo

Ena sodna praksa sodišča v Virginiji poudarja pomen določanja trdnih politik kreditnih kartic podjetja. Ko je izvajalec stavbe izdal poslovno kreditno kartico enemu od svojih podizvajalcev, je kasneje ujel podizvajalca z osebno kartico. Izpuščeni podizvajalec je bil sprva obsojen zaradi obtožb zaradi kraje. Vendar pa je bila obsodba pozneje spremenjena v pritožbi, ko je sodnik ugotovil, da tožilci ne morejo vložiti obtožbe za goljufijo, če imetnik kartice ni imel narobe kreditne kartice.

Napačne predstave

Tudi z Virginijino odločitvijo o knjigah delodajalci v večini držav ne zavedajo vedno, da ne dobijo avtomatične zaščite pred nedovoljenimi nakupi zaposlenih. Zato morajo poslovna pravila kreditnih kartic podjetja presegati uveljavljanje običajnih pogojev za račun. Podjetja lahko razmislijo o tem, ali odštejejo nepooblaščena plačila iz nadomestila za zaposlene ali uvedejo dodatne sankcije do vključno odpovedi. Nekatera podjetja od zaposlenih zahtevajo, da v svojem imenu oblikujejo račune poslovnih kreditnih kartic, zaradi česar so odgovorni, če podjetja zavrnejo povračilo stroškov.

Učinki

Čeprav so močne politike kreditnih kartic podjetij onemogočene mnogim zaposlenim, lahko pametni lastniki podjetij omejevalna pravila spremenijo v osvobajajoče in produktivne procese. Na primer, z omejitvijo uporabe kartic na določene prodajalce ali vrste industrije lahko podjetja uporabijo bolj zapletene sisteme za naročanje in sledenje, ki neposredno komunicirajo z revizijskimi sistemi. Uporaba prednostnih prodajalcev za potovanja, pisarniške potrebščine in druge rutinske nakupe lahko podjetjem omogoči pridobitev pomembnih popustov.

Premisleki

Politike, ki določajo stroge omejitve, bi lahko ogrozile potovalne direktorje, katerih poslovno in osebno življenje se pogosto prepletajo v podaljšanih obdobjih potovanj. Nasprotno pa lahko ohlapne politike napeljejo zaposlene k prikrivanju osebnih stroškov na kreditne kartice podjetja. Strokovnjaki za poslovne finance Angela Morelock in Bryan Wright ugotavljajo, da morajo podjetja skrbno izdajati kreditne kartice samo ključnim zaposlenim. Že takrat, pravijo strokovnjaki, morajo računovodski oddelki redno in izčrpno revidirati izjave o kreditnih karticah za skladnost s politiko.

 

Pustite Komentar