Smernice za vnos podatkov

Obdelava podatkov vključuje vnos informacij iz pisnega ali besednega vira v računalniški sistem. Informacije lahko obsegajo od osnovnih informacij do zelo poglobljenih in občutljivih materialov. Medtem ko ima vsaka družba in stranka svoje smernice za vnos podatkov, več smernic ostaja sorazmerno podobno.

Oblika naslova

Poštna služba Združenih držav uporablja standardni format naslovov, ki omogoča obdelavo pošte s sistemom za avtomatsko obdelavo pošte. Da bi zagotovili takojšnjo obdelavo in dostavo, je ta format naslovov postal standard v večini podjetij in postal standard v večini smernic za vnos podatkov. Ta standardna oblika najprej prikaže linijo pozornosti, ki ji sledi ustrezno ime podjetja, naslov, mesto, država in poštna številka. Države se vedno skrajšujejo z velikostjo dveh črk. Napotki za ulice in pripone so prav tako skrajšani (npr. "W Erie Pkwy" za "West Erie Parkway"). Ločila so omejena na uradna imena, kot je »gospod Smith«, celoten naslov pa je omejen na štiri vrstice.

Številke

Vedno vnesite številske podatke v skladu s posebnimi smernicami podjetja. Če smernice niso navedene, sledite standardnim smernicam za vrsto vnesenih številk. Na primer, navedite rojstne dneve z dvema števkama za mesec in dan ter štirimestno leto, kot je 01/01/1985. Vnesite telefonske številke skupaj s področno kodo (npr. 555-555-1212). Ne postavljajte področne kode v oklepaje in med številko in vezajem ne postavljajte presledkov.

Excel

Veliko nalog za vnos podatkov vključuje vnašanje informacij v Excel ali druge oblike podatkovnih baz. V teh primerih je še posebej pomembno, da se informacije pravilno vnesejo, da se lahko filtrirajo in manevrirajo med raziskavo naročnika. Pri vnašanju podatkov se izogibajte vnašanju besedila, simbolov in številk znotraj istega polja, na primer "več kot 40" ali "40+. Ustvarite preglednice z jasno določenimi in imenovanimi stolpci.

Splošne smernice

Uporabite lahko berljive pisave, na primer Arial 10 in Times New Roman 12. Vedno navedite celotne spletne naslove, vključno s "// www." Kadarkoli ste v dvomih, se posvetujte s posebnimi smernicami vašega podjetja ali se za pomoč obrnite na predstavnika vašega podjetja.

Točnost

Natančnost je bistvena v polju za vnos podatkov. Vnesene informacije se pogosto uporabljajo za analizo, raziskave in poročanje. Nenatančne informacije lahko privedejo do netočnih poročil in raziskav. Pred vnosom podatkov v pregled je treba preveriti točnost vseh nalog za vnos podatkov. Vedno preverite črkovanje in vsote, če so potrebni izračuni. Seznanite se s posebnimi smernicami za vnos podatkov podjetja, da zagotovite pravilno obdelavo podatkov.

 

Pustite Komentar