Kako najbolje ustvariti in organizirati kontrolni seznam za vodenje projektov ali predlogo kontrolnega seznama

Vodje projektov običajno uporabljajo niz procesov za usklajevanje projektnih prizadevanj. To zagotavlja, da člani projektne skupine razumejo, kakšno delo je treba opraviti in kdaj ga je treba dokončati. Inštitut za projektni management določa pet procesnih skupin: iniciiranje, načrtovanje, izvajanje, spremljanje in nadzor ter zapiranje. Ustvarjanje in organiziranje kontrolnega seznama za vodenje projektov vam pomaga učinkovito strukturirati svoj projekt in zagotoviti, da dokončate vse priporočene korake za uspešnost projekta. Ustvarite kontrolni seznam za vsak proces ali določite generično predlogo kontrolnih seznamov za vse procese, odvisno od velikosti in obsega vašega projekta. Za manjše projekte je lahko bolj primeren in lažji za posamezen kontrolni seznam.

1.

Izvedite sestanek skupine, kjer boste razmislili o elementih, ki jih želite spremljati in spremljati za vaš projekt. Prenesite in preglejte vzorčni kontrolni seznam. Na primer, spletna stran Microsoft Office ponuja predlogo za preverjanje začetka projekta, ki jo vaša ekipa lahko oceni in prilagodi za vaš projekt.

2.

Odprite nov dokument, da nastavite svoj kontrolni seznam za upravljanje projektov ali niz predlogov za kontrolne sezname. Na vrhu vnesite naslov, kot je »Kontrolni seznam za vodenje projekta« in ga centrirajte. Če na primer uporabljate Microsoft Word, kliknite gumb Središče na orodni vrstici Domov.

3.

Ustvarite seznam v krepki pisavi. Vnosi v seznamu morajo vključevati naslove za ime projekta, vodjo, sponzorja, stranko, datum in druge pomembne podrobnosti. Shranite datoteko s prepoznavnim imenom, kot je naslov Project Checklist, če ga želite ponovno uporabiti kot predlogo za druge dokumente.

4.

Dodajte naslov za prvo fazo projekta, tako da vnesete besedilo »Začetek«. Vstavite tabelo za seznam korakov, vključenih v postopek. Na primer, z uporabo programa Microsoft Word kliknite gumb Tabela v orodni vrstici Vstavi. Ustvarite tabelo z dvema stolpcema. V levem stolpcu navedite vprašanja, ki jih potrebujete vi in ​​vaša ekipa, da pravočasno in v skladu s proračunom izpolnite projekt. Vnesite vprašanje, kot je »Ali so cilji projekta opredeljeni?« V desnem stolpcu navedite nasvete o tem, kako odgovoriti na vprašanje, da boste vodili ekipo. Vnesite na primer besedilo z navodili “[Zamenjaj to besedilo s svojimi cilji. Poskrbite, da so specifični, merljivi, dosegljivi, ustrezni in pravočasni.] “

5.

Vključite korake, ki se nanašajo na vaš projekt, na primer "Ali ste razvili poslovni primer?" "Je bilo ocenjeno tveganje?" "Ali so bile opredeljene vaše poslovne funkcije?" "Ali so bili mejniki projekta izpolnjeni?" "Ali so izpolnjene zahteve glede kakovosti?" "Ali je projekt znotraj proračuna?" in "Ali ste prejeli odobritve zaključka?" Za dodatno pomoč pri oblikovanju postopkovnih korakov uporabite »Vodnik po znanju za vodenje projekta«, znan kot vodnik PMBOK.

6.

V tabelo dodajte dva stolpca, ki ju označita z »Da« in »Ne«. Ko dokončate ta kontrolni seznam, lahko vi in ​​vaša ekipa označite elemente, ki so bili uspešno zaključeni. Če vaši kontrolni seznami kažejo visok odstotek negativnih odgovorov, projektno delo verjetno ni dokončano.

7.

Dodajte naslov z oznako »Elementi akcije«. Vstavite tabelo s tremi stolpci. Če na primer uporabljate Microsoft Word, kliknite gumb Tabela v orodni vrstici Vstavi in ​​izberite tri stolpce. V prvem stolpcu navedite neporavnane naloge. V drugem stolpcu navedite člana skupine, ki je dodeljen nalogi. V tretjem stolpcu navedite datum zapadlosti. Če želite, lahko dodate komentarje tudi četrti stolpec.

8.

Ponovite prejšnje tri korake za vsakega od preostalih štirih procesov vodenja projekta ali svojega sistema. Datoteko shranite kot eno datoteko predloge za kontrolni seznam, ki jo boste uporabili pri prihodnjih dokumentih, ali pa shranite vsak proces kot ločeno datoteko. Shranite na primer celotno datoteko z prepoznavnim imenom, kot je "Standardni projektni seznam podjetja". Če želite datoteko shraniti kot predlogo za prihodnje dokumente, na primer s programom Microsoft Word, kliknite gumb »Datoteka«, gumb »Shrani kot« in nato možnost »Besedna predloga«.

 

Pustite Komentar