Kako spremeniti dokument Notepad v datoteko MS Excel

Ko ustvarjate dokumente preglednic za spremljanje ID-jev zaposlenih, napovedujejo prodajo ali primerjate izdelke, lahko pripravite podatke v drugem programu in odprete nastalo datoteko v programu Microsoft Excel. Vrednosti, ločene z vejico, ali oblika datoteke CSV, uporabljajo navadno besedilo za prikaz vrednosti posameznih celic in vsebine vrstic podatkov preglednice. Z malo načrtovanja v skladu s formatom CSV lahko z beležnico vnesete vsebino preglednice, ko ste zunaj računalnika v pisarni, in rezultate hitro pretvorite v Excelov dokument.

Nastavitev datoteke

Če želite zgraditi datoteko CSV, ki jo želite odpreti v programu Microsoft Excel, se boste morali odločiti, koliko stolpcev boste uporabili v Microsoft Excelu za kategorije informacij, ki jih pripravljate v beležnici. Prva vrstica celic v Excelu mora vsebovati glave vaših podatkov, pri čemer vsaka označuje vsebino posameznega stolpca. Če želite ustvariti besedilo, ki se bo spremenilo v glave stolpcev, jih vnesite kot prvo vrstico datoteke beležnice, ločite oznake z vejicami in končajte vrstico s tipko Enter, da ustvarite povratek nosilca. Če vaša preglednica na primer navaja imena in identifikacijske številke zaposlenih, lahko glave berejo »Ime, priimek, priimek, številka značke«.

Vnos podatkov

Ko ste prepričani, koliko stolpcev bodo izpolnili vaši podatki in ste ustvarili glave, lahko vnesete podatke v vrstico za vrstico. Če ena od vaših podatkovnih vrednosti vsebuje vejico, jo morate priložiti dvojnim narekovajem. Na primer, če nadomestna identifikacijska značka nosi posebno oznako, ki vključuje vejico, vnesite vrednost kot "Številka značke, 2" in postavite vejico, ki ločuje, po dvojnem narekovaju. Podobno, če ena od vaših vrednosti uporablja narekovaje, obkrožite vrednost z dvojnimi narekovaji in postavite dodatni dvojni narekovaj pred in za gradivo v narekovajih. Na primer, če je eno od srednje zaposlenih vaše ime John in uporablja vzdevek "Tiny", vnesite ime kot "John" "Tiny" ""

Končni koraki

Ko vnesete vse podatke v beležnico, shranite datoteko kot dokument z besedilom in spremenite njeno datotečno pripono na ".csv". Čeprav so dokumenti CSV sestavljeni iz običajnega besedila, jih Microsoft Excel ne prepozna kot datoteke CSV brez ustrezne končnice datoteke. Ko v Microsoft Excelu kliknete zavihek »Datoteka« in izberete »Odpri«, da odprete pogovorno okno »Odpri«, lahko vrsto datoteke nastavite na »Besedilne datoteke«, tako da se vaš dokument CSV prikaže na seznamu, nato dvokliknite v imenu datoteke, da ga odprete v novem dokumentu delovnega zvezka. Vedno je pametno preveriti, ali Excel pravilno identificira številke in datume. Če se to zgodi, bodo vrednosti prikazane v celicah v Excelu. Za večji nadzor nad tem, kako Excel interpretira in formatira podatke, lahko datoteko CSV odprete s čarovnikom za uvoz besedila. Čarovnika boste našli v zavihku Podatki v Excelovem traku pod možnostjo Zunanji podatki.

Premisleki

Če eden od vaših zapisov ne vsebuje vrednosti za določeno polje, boste morali vnesti drugo vejico za tisto, ki omejuje polje pred njim. Na primer, če vaš zaposleni Jane Roe nima srednjega imena, se bo njen zapis prebral Roe, Jane. Če želite, da so vaša prazna polja bolj očitna v besedilni datoteki, jih lahko predstavite z zaporednim parom dvojnih narekovajev in jim sledite z vejica. Excel prezre narekovaje, ko odpre datoteko CSV. Zapis Jane Roe se glasi "Roe", "", "Jane" Če slučajno preskočite polje, vaši podatki ne bodo poravnani v ustreznih stolpcih v Excelu. Če želite odpraviti težavo, uredite datoteko CSV, da popravite manjkajoče polje, in jo ponovno odprite v Excelu.

 

Pustite Komentar