Kako spremeniti Officeove postopke

Spreminjanje pisarniških postopkov zahteva skrbno načrtovanje, da se zagotovi, da zaposleni razumejo nove postopke in se ne vrnejo nazaj v stare navade. Sodelovanje z delovno skupino ustreznega osebja podjetja za pomoč pri določanju področij za spremembe in pripravo novih postopkov. Spremljajte postopke za zagotovitev, da se spremembe izvajajo in delujejo učinkovito in učinkovito, da se zagotovijo trajne spremembe.

Prepoznajte težave

Doseganje trajnih izboljšav v pisarniških postopkih je postopek, ki se začne s preučevanjem sedanjih postopkov. Najprej ugotovite, kateri uradni postopki niso učinkoviti in zakaj. Morda boste morali spremeniti postopke svojega podjetja zaradi zunanjih dejavnikov, kot so nova pogodba za velike stranke, znatno povečanje pisarniškega osebja ali sprememba predpisov. Delo z delovno skupino zaposlenih, seznam potrebnih sprememb v prednostnem vrstnem redu, od najtežjih do najlažjih za izvajanje.

Načrtujte spremembe

Določite načrt, ki bo določil pomanjkljivosti v postopku in je občutljiv na kulturo vašega podjetja. Vsaka sprememba mora biti skladna s celotnim obsegom sprememb. Na primer, če je treba vse dohodne klice preusmeriti prek osrednjega operaterja, morate imeti sistem za takojšnje obveščanje člana osebja, ki ga kličete. V tem postopku je treba upoštevati klice, ki jih ni mogoče dokončati ali jih je treba posredovati določenemu oddelku ali osebi. Če je celotno osebje pooblaščeno za naročanje blaga, mora centraliziran sistem naročanja vsebovati naročilnice in druge zahtevane dokumente.

Izvajati spremembe

Izvajati spremembe, ko je načrt vzpostavljen in odobren. Spremembe lahko opravite na različne načine. Izvedite program usposabljanja, ki zajema vse spremembe in poteze takoj po zaključku usposabljanja v nove postopke. Naučiti nadzornike v spremenjenih postopkih in jih naučiti, kako usposobiti svoje osebje. Naredite eno ali nekaj sprememb v rednem urniku v vnaprej določenem časovnem obdobju, dokler ne bodo izvedeni vsi novi postopki.

Spremljajte postopke

Ocenjevanje in spremljanje postopkov po izvajanju je ključnega pomena za njihov uspeh. Stari načini dela se lahko zlahka vrnejo, če ne spremljate redno. Z ocenjevanjem postopkov lahko tudi vi in ​​delovna skupina ugotovite, ali so potrebne nekatere spremembe ali novi materiali ali če je potrebno dodatno usposabljanje. Pridobivanje pripomb nadzornikov in osebja, ki delujejo v skladu z novimi postopki, vam pomagajo ugotoviti, kako učinkoviti so postopki in kako bi lahko postali učinkovitejši.

 

Pustite Komentar