Kako ustvariti postajo za razvrščanje pošte

Postaje za sortiranje pošte so pomemben vidik poslovnega sistema organizacije. Ne glede na to, ali ima podjetje nekaj zaposlenih ali več, pravilno ravnanje s pošto in drugimi pošiljkami zagotavlja, da se poslovanje izvaja profesionalno in učinkovito. Postaja za razvrščanje pošte prihrani čas in vzbuja zaupanje, da se pomembna komunikacija ustrezno obravnava. Ne glede na to, ali vaše podjetje uporablja preprosto razporeditev košar in pladnjev ali delovno postajo po meri, sestavljeno z najboljšo opremo, vaša postaja za sortiranje pošte potrebuje več komponent.

1.

Izberite mesto za postajo za razvrščanje pošte. Odvisno od vaših potreb je to lahko zid, kotiček ali celoten prostor. Če vaše podjetje nameni prostor za razvrščanje pošte, se lahko za druge poštne operacije uporabi ena stena ali odsek. Na primer, morda boste potrebovali veliko območje za razvrščanje in manj prostora za distribucijo.

2.

Postavite veliko mizo ali mizo ob steno. Tabela mora biti dovolj široka, da ima strukturo distribucije pošte in pusti dovolj delovnega prostora za razvrščanje. Uporabite ločeno veliko sortirno mizo, če je to potrebno za sprejemanje velike količine pošte ali pošte, ki zahteva več stopenj razvrščanja.

3.

Ustvarite ali kupite komponente poštnih distribucijskih mest. Lahko se odločite za uporabo plastičnih pladnjev, kupite sistem za poštne reže ali pa si izdelate po meri. Mnoga podjetja uporabljajo preprosto strukturo lesa z dovolj poštnih slotov, ki pokrivajo številne prejemnike.

4.

Postavite smetnjak in majhen pisarniški stol na kolesih. Po želji dodajte zabojnike za recikliranje in na delovno mizo postavite zaloge in materiale. Vključite spenjač, ​​odstranjevalec sponk, sponke in sponke, pisala in svinčnike, trak, ovojnice, samolepilne beležke in zabojnike za shranjevanje zalog.

5.

Pritrdite držala nalepk na prednji rob vsake poštne reže. Nosilci etiket omogočajo enostavno zamenjavo papirnatih nalepk za zaposlene in oddelke.

6.

Vstavite oznake za vsakega zaposlenega in za oddelke ali enote, ki prejmejo veliko pošte. Na primer, oddelki, ki jih je treba plačati ali oddelki za človeške vire, pogosto prejmejo veliko zaupnih sporočil. Podjetje za naročanje po pošti lahko prejme veliko naročil strank.

7.

Označite reže ali koše za odhodno pošto, pošto, ki jo zaposleni vrnejo kot nepravilno razdeljene in dohodne pošte. Vključite druge reže, ki ustrezajo vašim potrebam.

8.

Dodelite zaposlenemu, da razvrsti pošto in upravlja razvrščene postaje. Zaposleni, ki je pomemben del sistema, opravlja naloge, kot so razvrščanje in distribucija dohodne pošte, preverjanje postaje ves dan, spreminjanje slotov, kadar je to potrebno, in obravnavanje posebnih poštnih situacij.

9.

Določite pravila za postajo za razvrščanje pošte in postopke za razvrščanje in razpošiljanje pošte, če je to potrebno. Nekatera podjetja imajo pravila za medopravno pošto, ko jim mora osebje prevzeti pošto in prejem osebne pošte. Vaše podjetje bo morda zahtevalo razvrščanje pošte, da loči posebno pošto, kot so naročila ali plačila, in jih dostavi ustrezni osebi.

Potrebne stvari

  • Pisalna miza ali miza
  • Poštne reže
  • Zaboji ali košare
  • Smetnjak
  • Pisarniški stol
  • Pisarniški material
  • Nalepke za nalepke
  • Etikete, papir ali lepilo

Nasveti

  • Če ima vaše podjetje veliko operacijo razvrščanja po pošti, vzpostavite ločeno območje za odhodno pošto, poštnino in druge poštne operacije, ki niso povezane z vhodno pošto.
  • Podjetja, ki morajo razvrščati velike količine vhodne ali izhodne pošte, bodo morda želela ločiti postajo za razvrščanje od distribucijske postaje. Ločena postaja za razvrščanje lahko vključuje veliko mizo in sortirne zaboje.
  • Postaja ali območje za razvrščanje pošte je dobro mesto za faks, če ima vaše podjetje veliko dohodnih faksov za distribucijo.
  • Uporabite varnostne ukrepe, če prejeta pošta vključuje plačila ali je zaupna, kot so pravne ali medicinske informacije. Odvisno od velikosti vaše pošte, se lahko odločite, da uporabite zaklenjeno sobo ali se odločite za dostavo določene pošte neposredno ustrezni osebi ali enoti.
 

Pustite Komentar