Kako pripraviti listino o delovnem mestu

Pisanje listine o ekipi je izvedljiva metoda za pojasnitev članom skupine in drugim zadevnim strankam natančen namen, avtoriteto in meje ekipe. Člani se morajo dogovoriti in opredeliti, kako deluje skupina, ter opredeliti končni izdelek ali priporočilo, ki naj bi ga skupina dosegla. Ta dokument zagotavlja dogovorjeno kontaktno točko in služi kot vozilo ali cestni načrt za vodenje članov do ciljne črte.

1.

Začnite s pripravo cilja in parametrov ekipe. Ta razdelek se mora pojaviti na začetku listine in podrobno opisati obseg odgovornosti skupine in pričakovane rezultate.

2.

Določite ključne stranke ali deležnike, ki opisujejo, kdo ima koristi od oblikovanja in delovanja skupine. Če skupina poroča določeni osebi ali funkciji na delovnem mestu, jih opredelite tudi kot interesno skupino. Navedite člane skupine. Opredelite dodeljena mesta, kot so sponzor ekipe, vodja ekipe, moderator in zapisovalec. Opišite pričakovano dolžino storitve ekipe ali določite, ali je ekipa v teku. Vključite podrobnosti o pogostosti in trajanju sestankov skupine.

3.

Operativne smernice so ključne za upravljanje in uspešnost delovne skupine. Pogovorite se in se dogovorite o tem, kako bo delovala skupina in načrtujte postopke za vodenje sestankov. Vključite poglavje o reševanju sporov in kodeks ravnanja. Naslovite, kako bo ekipa interno komunicirala in kako ravnati s korespondenco navzven. Če je treba komunikacijo z višjim vodstvom ali stranko posredovati določen član skupine, jo vključite v listino.

4.

Cilji moštva morajo biti specifični in merljivi. Do neuspeha pride, če obstaja napačna komunikacija. Produktivnost in timska motivacija trpijo, ko cilji nimajo natančne opredelitve. Pridobite soglasje članov o obeh ciljih, za katere je odgovorna ekipa, in pričakovanimi datumi dostave ključnih področij. Vključite razdelek o tem, kdo bo odgovoren za sledenje ciljev, kdaj naj se pojavijo kontrolne točke, in o tem, katere meritve bo ekipa uporabila za merjenje uspeha.

5.

Pojasnite ravni odgovornosti. Listina mora podrobno opredeliti odgovornost vsakega člana do skupine in njihov predviden prispevek k pomembnejšim mejnikom projekta.

6.

Določite vire, ki so na voljo ekipi. Če je financiranje dejavnik, razvite proračun skupine in pridobite odobritev višjega vodje ali sponzorja ekipe. Opredelite ravni pooblastil, ki se nanašajo na to, kako podjetje sprejema sredstva. Opredelite posebne ravni porabe, dodeljene vsakemu članu.

7.

Vsak član naj se zaveže v listino s podpisom dokumenta. Vsakemu članu, vključno s sponzorjem ekipe in vsemi drugimi ključnimi posamezniki, pošljete kopijo listine. Posodobite listino, ko bodo novi člani dodani ekipi.

 

Pustite Komentar