Preglednice Vs. Baze podatkov

Podatki. Vaše podjetje ne more delovati brez njega. Kot lastnik malega podjetja morate vse slediti - od ravni inventarja do osebnih podatkov zaposlenih. Mnogi podjetniki začnejo slediti informacijam in podatkom s preprostimi preglednicami, kot so Microsoft Excel ali Google Sheets, ki so na voljo in jih ni mogoče uporabiti.

Po drugi strani pa so podatkovne baze pogosto označene kot idealen način za upravljanje vidikov vašega podjetja, kot so računovodstvo ali inventar, in so včasih povezani s priloženo ceno, ki vam lahko povrne stotine ali celo tisoče dolarjev. Poznavanje razlike med preglednicami in bazami podatkov vam lahko pomaga, da naredite pravo izbiro za vaše majhno podjetje.

Snemanje in analiziranje podatkov

Preglednica omogoča snemanje številk in besedila v stolpcih in vrsticah, ki nato vsebujejo tabelo. Razmerje med celicami v tabeli lahko določite vnaprej, tako da lahko spremembe ene celice samodejno spremenijo drugo celico. Na primer, lahko uporabite preglednico za zapis nizov številk z eno številko v vsaki celici stolpca. Nato lahko program naročite, naj doda vse številke v stolpec.

Zmožnost ustvarjanja relacijskih pravil med celicami, vrsticami in stolpci naredi idealno preglednico za ustvarjanje finančnih poročil. Ta vrsta programa je preprosta, a zapletena. Vaša zmožnost manipuliranja podatkov je omejena le z vašim znanjem o tem, kako uporabljati in ustvarjati posebne formule, ki določajo, kako podatki delujejo. Zaradi tega ljudje uporabljajo preglednice za vse, od preprostega sledenja proračuna do zapletenih računovodskih projektov.

Prehod v elektronski kabinet

Podatkovne baze omogočajo shranjevanje informacij na enak način kot preglednico, razen če je vmesnik običajno zasnovan za preprosto uporabo. Podatki so shranjeni v poljih in zapisih, kar ustvarja elektronsko omarico za datoteke. Čeprav so preglednice najprimernejše za manipuliranje številk in besedila, lahko baze podatkov preprosto vključujejo druge vrste podatkov, kot so slike in priloge dokumentov.

Baze podatkov omogočajo tudi lažjo manipulacijo velikih količin podatkov. Celoten oglasni prostor lahko postavite v preglednico, vendar se lahko na določeni točki premikate po vrsticah in stolpcih med različnimi stranmi preglednic. In takrat potrebujete bazo podatkov.

Podatkovne baze so zasnovane tako, da uporabnikom olajšajo pridobivanje informacij iz velikih zbirk podatkov v uporabni obliki z uporabo iskalnih poizvedb. Novi zaposleni lahko sedi in se igra s podatki, ne da bi nujno vlagal veliko časa pri učenju odnosov med podatki, saj vmesnik običajno preprečuje občasno poškodovanje podatkov in odnosov, tako da preprosto zažene iskanje.

Pravilno orodje za delo

Torej, kdaj naj vaša mala podjetja naredijo preskok iz preglednice v bazo podatkov? Specializirane baze podatkov, kot so računovodstvo, upravljanje odnosov s strankami in nadzor zalog, so lahko drag nakup. Če ste v fazi zagona ali če je denar tesen, lahko vlaganje v bazo podatkov, ko bo preglednica delovala prav tako dobro, predstavlja nepotreben strošek. Vedeti, katere vrste projektov so primerne za preglednico, in vrste projektov, primernih za bazo podatkov, vam lahko pomagajo voditi v pravo smer.

Preglednice so na splošno najbolj primerne za:

  • Analiza podatkov

  • Izračuni

  • Statistične primerjave

  • Upravljanje grafikonov

Baze podatkov dobro delujejo za:

  • Upravljanje s podatki

  • Kompleksne iskalne poizvedbe

  • Več uporabnikov

  • Prikaz podatkovnih podskupin

  • Povzetki podatkov

  • Ponavljajoče se zaporedje podatkov

Verjetno ni pretežka trditev, da obstaja predloga za preglednice, ki vam bo pomagala slediti skoraj vsem vidikom vašega podjetja, saj so programi, kot je Microsoft Excel, že desetletja celovita poslovna orodja. Če pa preglednica postane tako velika in zapletena, da jo je težko upravljati ali če potrebujete več ljudi, da redno delajo s podatki, je verjetno dobra odločitev nadgradnja vseh podatkov v specializirano bazo podatkov. Dobra novica je, da se podatkovne baze in preglednice pogosto uporabljajo v tandemu, tako da vam nikoli ni treba povsem opustiti enega za drugega.

 

Pustite Komentar